الارتباط التنظيمي:
يرتبط مباشرة بمدير الشؤون الإدارية والمالية
الهدف العام :
تنظيم عملية استقبال وتوجيه جميع المراسلات الواردة والصادرة من وإلى الإدارة، وتوزيع المراسلات داخل الإدارة وخارجها، وتنظيم الملفات النشطة وحفظ الملفات غير النشطة .
المهام :
- استلام جميع المراسلات والمكاتبات الواردة للإدارة وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للوحدات المختصة بالإدارة مع مراعاة عدم فض المرسلات الخاصة والسرية منها إلا من ذوي الشأن .
- استقبال جميع المراسلات والمكاتبات الصادرة لخارج الإدارة وتسجيلها وإرسالها لجهاتها.
- إنشاء ملف عام (الأرشفة الإلكترونية ) تحفظ فيه صورة واحدة فقط من كل خطاب صادر .
- وضع التنظيم اللازم لملفات المركز النشطة وغير النشطة وحفظها وصيانتها من التلف بشكلها الأصلي وإعداد صور لها .
- العمل على نقل وتوزيع المراسلات الخاصة بالمركز داخل الإدارة وخارجها .
- إعداد مشروع الميزانية السنوية للمركز بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة .
- الإشراف على تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالمركز وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر .
- إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات المركز ومعوقات الأداء فيه وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشؤون الإدارية والمالية .
- أي مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه .
مركز الاتصالات الإدارية
