الارتباط التنظيمي:
ترتبط بمدير الشؤون الإدارية والمالية .
الهدف العام :
تخزين المواد والأدوات والمعدات والأجهزة اللازمة للإدارة والمحافظة عليها وتوفير احتياجات الإدارة من الأصناف المخزونة .
المهام :
- المشاركة في تحديد احتياج الإدارة من المواد والمعدات والأجهزة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة .
- استلام المواد والأجهزة والمعدات وكافة المستلزمات المؤمنة للإدارة بعد استيفاء كافة إجراءات الشراء النظامية .
- الإشراف على المستودعات الفرعية للإدارة ومتابعة تطبيقها لقواعد وإجراءات المستودعات .
- صرف الأصناف التي تحتاج إليها إدارات وأقسام ومدارس الإدارة، وفقاً لأوامر الصرف.
- تخزين الأصناف وفقاً لأسس التخزين السليمة .
- التأكد من مطابقة المواد والمعدات للمواصفات المطلوبة التحقق من الصنف وصحة العدد والوزن والمقاس طبقاً للمعايير الموضوعة والعينات النموذجية بالتنسيق في ذلك مع إدارة مراقبة المخزون .
- قبول واستلام الرجيع والمحافظة عليه لحين التصرف فيه طبقاً للقواعد المتبعة في هذا الشأن .
- مراقبة حركة الوارد والمنصرف والحد الأدنى والأعلى ونقطة الشراء .
- قيد حركة الأصناف في بطاقات الصنف نموذج رقم (4) أو في برامج الحاسب الآلي المعتمدة لذلك من واقع المستندات المؤيدة وحفظ صور المستندات .
- توفير وسائل الأمن والسلامة في مستودعات الإدارة .
- المحافظة على المخزون والعمل على حمايته من التلف الضياع واتخاذ الإجراءات اللازمة للتخلص من الأصناف الراكدة والمستغنى عنها .
- تنظيم عمليات التعبئة والشحن والنقل وتهيئة الوسائل المناسبة لها داخل المستودعات وخارجها عند الاستلام والتسليم والتوصيل طبقاً للمواعيد المحددة .
- إجراء الجرد السنوي في نهاية كل عام مالي، بالإضافة للمطابقة الدورية القيدية والمفاجئة من قبل إدارة مراقبة المخزون وفقاً للمادة (27) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية .
- تطبيق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية على جميع عمليات الاستلام والصرف والإرجاع .
- تنظيم القوائم الدورية بحركة الأصناف وتقديم كافة البيانات والإحصاءات المخزنية عند الطلب .
- إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة .
- الإشراف على تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر .
- إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشئون الإدارية والمالية .
- أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
إدارة المستودعات
